Casos de estudio

Problema, solución y resultado

La forma más honesta de explicar cómo trabajamos es mostrando el recorrido completo: qué estaba pasando en la operación, qué construimos y qué cambió al terminar.

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Experiencia del equipo

Proyectos realizados ante problemas reales

Estos casos se basan en proyectos realizados por integrantes de Arcka. Por confidencialidad omitimos nombres, empresas y datos sensibles, pero conservamos el problema, la solución y el cambio logrado.

Operación de maquinaria

Horas operativas y mantenimientos en un solo sistema

Problema: Cada operador registraba las horas de su equipo en archivos de Excel distintos, mientras taller llevaba los mantenimientos en otra hoja y compartía avances por WhatsApp. Para conocer el estado real de una máquina había que reunir información de varias personas.
Solución: Un sistema en la nube con catálogo de equipos, captura de horómetro, historial de operación y programas de mantenimiento por horas o fecha. Operaciones, taller y administración consultan el mismo tablero desde cualquier ubicación.

Una sola vista de la operación Resultado: todos pueden consultar horas acumuladas, próximos mantenimientos, servicios realizados y disponibilidad sin consolidar archivos manualmente.

Administración

Comprobaciones de gastos sin recibos perdidos

Problema: El personal enviaba fotografías de tickets por WhatsApp y después llenaba una hoja de Excel. Finanzas tenía que relacionar cada gasto con su factura, pedir comprobantes faltantes y reconstruir a qué proyecto correspondía.
Solución: Una aplicación para registrar el gasto desde el celular, adjuntar ticket, XML y PDF, seleccionar proyecto o centro de costo y enviarlo a autorización. Finanzas ve en un tablero qué está completo, pendiente o rechazado.

Cada gasto con respaldo Resultado: menos recaptura, comprobaciones completas y visibilidad del gasto por proyecto sin buscar archivos entre correos y conversaciones.

Despacho contable

Documentos completos antes de cada cierre

Problema: Cada mes los clientes enviaban facturas, estados de cuenta y constancias por correo, WhatsApp y carpetas distintas. El equipo descubría documentos faltantes cerca de la fecha límite y repetía las mismas solicitudes.
Solución: Un portal con expediente por cliente, checklist mensual, carga de documentos, responsable y estatus de revisión. Los recordatorios se envían según lo que realmente falta, sin perseguir a todos por igual.

Expedientes al día Resultado: el despacho identifica pendientes con anticipación y cada cliente sabe qué documento debe entregar.

Ventas B2B

Cotizaciones con versión, responsable y seguimiento

Problema: Un proveedor para empresas preparaba cotizaciones copiando archivos de Excel y Word. Los descuentos se autorizaban por chat y el seguimiento dependía de que cada vendedor recordara la fecha prometida al prospecto.
Solución: Un generador de cotizaciones con catálogo, versiones, autorización de descuentos y PDF listo para enviar, acompañado de un tablero con responsable, siguiente contacto y alertas por falta de movimiento.

Un embudo comercial visible Resultado: cada oportunidad conserva su historial y dirección puede ver qué sigue, sin pedir reportes manuales.

¿Tu operación se parece a alguno de estos?

Cuéntanos cómo trabaja tu equipo hoy. La primera reunión no tiene costo y, con esa información, preparamos el diagnóstico.

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